L'esigenza
La nostra cooperativa offre servizi socio-educativi per la disabilità di bambini e adulti con l’obiettivo di riuscire a migliorare la qualità della vita delle persone.
Operiamo quotidianamente in un contesto socio-sanitario complesso, dove l’attenzione alla persona, la continuità assistenziale e la collaborazione tra operatori rappresentano elementi fondamentali per garantire interventi efficaci e di valore.
Proprio per questo, la necessità di disporre di strumenti digitali affidabili e flessibili è diventata una priorità per supportare al meglio il lavoro del nostro personale e la gestione delle attività.
Tra le nostre richieste emerse vi era:
- Disporre di un calendario con le attività accessibile agli operatori da qualsiasi luogo.
- Risolvere la mancanza di una gestione anagrafica digitale.
- Migliorare l’organizzazione del personale.
- Eliminare l’uso di fogli cartacei compilati mensilmente dagli operatori per le attività svolte.
- Collegare le informazioni cartacee alle soluzioni informatiche esistenti.
- Semplificare le attività di rendicontazione.
"In questi ultimi anni abbiamo maturato l’urgente necessità di avere una soluzione avanzata per semplificare il lavoro dei nostri operatori durante le attività di lavoro svolte in sede e presso i domicili dei nostri utenti."
Duccio Bernardi – Vice Presidente Kepos Onlus
La soluzione
Dopo un’approfondita analisi, Informa24 ha individuato e personalizzato uno dei moduli presenti all’interno di SAM-ERP2: il portale Web CRM2. La soluzione rispondeva perfettamente alle nostre esigenze. I consulenti di Informa24 sono riusciti a tradurre le nostre esigenze (diverse dai soliti clienti) e a effettuare le configurazioni necessarie, presentando la soluzione ai nostri operatori e fornendo loro un manuale d’uso dettagliato.
Grazie all’app mobile, ora siamo in grado di coordinare gli interventi dei nostri operatori (presenze, appuntamenti), considerando che la maggior parte delle loro attività si svolge presso i domicili dei nostri assistiti.
Informa24 ha sviluppato anche delle funzionalità aggiuntive (facility), automatizzando una serie di attività ripetitive prima gestite tutte manualmente.
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Quali sono le funzionalità del Portale Web CRM2 che hanno migliorato il lavoro della nostra Cooperativa?
Lista to do automatica:
i coordinatori programmano le attività (to do list) che, una volta inserite, vengono visualizzate sui dispositivi mobili (iOS, Android o tablet) degli operatori. Questi possono:
- visualizzare il calendario con le attività programmate;
- spostare o modificare le prestazioni;
- consuntivare le prestazioni erogate;
- inserire rimborsi spese e chilometri, informazioni determinanti per il calcolo delle paghe;
- creare report mensili sulle attività svolte e richiedere l’approvazione dell’utente. Il file viene in automatico firmato e salvato in una cartella drive.
App rilevazione presenze:
utile per convalidare la presenza degli utenti fruitori dei servizi, facilitando il rendiconto delle attività agli enti e ai benefattori, in ottemperanza alle convenzioni.
Oggi, i coordinatori hanno un maggiore controllo sul lavoro degli operatori, mentre questi ultimi sono dotati di uno strumento all’avanguardia che ha eliminato l’uso di fogli cartacei e dei fogli elettronici Excel.