Informa24 s.r.l – bpm
Grazie al BPM (Business Process Modeler) siamo riusciti a concentrare all’interno di questo strumento software tutte le fasi per la gestione di un nuovo progetto.
L’esigenza
Avevamo la necessità di introdurre un nuovo sistema, che fosse in grado di: efficientare e tenere traccia del processo aziendale, evitando così la frammentazione delle informazioni e l’uso di strumenti diversi (SAM ERP2, Excel, Email..).
Nello specifico ho chiesto di:
- Gestire la creazione di una nuova Commessa (Progetto) all’interno di un sistema unico che attingesse ai dati del software gestionale aziendale.
- Gestire in modo puntuale la comunicazione tra i vari attori del progetto.
- Monitorare lo stato di avanzamento dei progetti.
- Interagire nel flusso dei progetti esistenti.
In precedenza, la gestione amministrativa di una Commessa (Progetto) era molto onerosa perché:
- Dovevo creare la Commessa su SAM ERP2.
- Inserire nel foglio Excel ”Attività Progetto.xls” le attività per singolo collaboratore da collegare alla commessa.
- Inviare per e-mail all’ufficio amministrativo il documento ”Attività Progetto.xls” per l’apertura del “Servizio” e l’attribuzione dell’Attività alla riga di Commessa;
- Al termine del processo, l’ufficio amministrativo, inviava un email al PM del progetto, che a sua volta inoltrava l’informazione ai colleghi coinvolti nella Commessa.
Se alla commessa erano collegati anche prodotti, oltre ai servizi, la cosa diventava ancora più articolata e se qualcuno si accorgeva di un errore o di un dato mancante; “altro giro altra corsa”.
Avevamo la necessità di introdurre un nuovo sistema che fosse in grado di efficientare e tenere traccia del processo aziendale, evitando così la frammentazione delle informazioni e l’uso di strumenti diversi
La soluzione
Grazie al BPM (Business Process Modeler) siamo riusciti a concentrare all’interno di questo strumento software tutte le fasi per la gestione dei flussi informativi una nuova Commessa:
- Abbiamo sviluppato un flusso nel BPM, che permette di gestire, le fasi riguardanti un nuovo progetto; programmando, pianificando e monitorando le attività.
- Abbiamo impostato un flusso sul BPM che ci ha permesso di; automatizzare l’invio di e-mail agli attori coinvolti nel progetto, per comunicargli, la necessità di svolgere determinate operazioni, affinché il progetto potesse avanzare.
- Dall’attività fatta sul BPM, siamo riusciti ad accentrare in questa soluzione tutte le operazioni che prima facevamo tra i vari software, riscontrando un notevole risparmio di tempo.
- Implementando il BPM, abbiamo tutti i dati dei singoli task del progetto salvati a sistema; utilizzando la nostra soluzione di Business Intelligence abbiamo estratto ed aggregato i dati, permettendoci di analizzare i singoli task dei progetti secondo varie prospettive. Con questo sistema, abbiamo fornito valore al singolo collaboratore, che può analizzare autonomamente le sue attività in modo puntuale e usufruire della modernità e semplicità di utilizzo dell’applicativo.
Dall’attività fatta sul BPM, siamo riusciti ad accentrare in questa soluzione tutte le operazioni che prima facevamo tra i vari software, riscontrando un notevole risparmio di tempo.
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