Gestione commesse e servizi con workflow software – il caso di Informa24
Grazie al BPM (Business Process Modeler), abbiamo concentrato tutte le fasi per la gestione dei flussi informativi di una nuova commessa in un unico strumento software.
L’esigenza
Avevamo bisogno di introdurre un nuovo sistema di gestione commesse e servizi per:
- Ottimizzare e tracciare il processo aziendale.
- Evitare la frammentazione delle informazioni.
- Usare strumenti diversi: SAM ERP2, Excel e Email.
Richieste specifiche:
- Gestione commesse (Progetto): Creare una nuova commessa all’interno di un sistema unico che utilizzi i dati del software gestionale aziendale.
- Comunicazione Progetto: Gestire in modo puntuale la comunicazione tra i vari attori del progetto.
- Monitoraggio Progetti: Monitorare lo stato di avanzamento dei progetti.
- Interazione Progetti: Interagire nel flusso dei progetti esistenti.
Problemi precedenti:
In passato, la gestione amministrativa di una commessa era complessa e dispendiosa:
- Creazione della commessa su SAM ERP2.
- Inserimento delle attività nel foglio Excel “Attività Progetto.xls” per ogni collaboratore.
- Invio del documento via email all’ufficio amministrativo per l’apertura del “Servizio” e l’attribuzione dell’attività alla riga di commessa.
- Comunicazione tramite email tra l’ufficio amministrativo, il PM e i colleghi coinvolti nella commessa.
- Gestione complicata se la commessa includeva prodotti oltre ai servizi, con rischi di errori e dati mancanti.
Avevamo bisogno di introdurre un nuovo sistema di gestione commesse e servizi per ottimizzare e tracciare il processo aziendale.
La soluzione
Grazie al BPM (Business Process Modeler), abbiamo concentrato tutte le fasi per la gestione dei flussi informativi di una nuova commessa in un unico strumento software:
- Gestione Progetti Integrata: Sviluppato un flusso nel BPM per gestire le fasi di un nuovo progetto, programmando, pianificando e monitorando le attività.
- Automazione Comunicazioni: Impostato un flusso sul BPM per automatizzare l’invio di email agli attori coinvolti, comunicando le operazioni necessarie per il progresso del progetto.
- Risparmio di Tempo: Centralizzando tutte le operazioni nel BPM, abbiamo eliminato la necessità di utilizzare vari software e risparmiato tempo.
- Business Intelligence: Tutti i dati dei singoli task del progetto sono salvati a sistema. Con la soluzione di Business Intelligence: abbiamo estratto e aggregato i dati, analizzato i singoli task da varie prospettive.
Il BPM ha fornito valore ai singoli collaboratori, permettendo loro di analizzare autonomamente le loro attività in modo puntuale e usufruire della modernità e semplicità di utilizzo dell’applicativo.
Grazie al BPM (Business Process Modeler), abbiamo concentrato tutte le fasi per la gestione dei flussi informativi di una nuova commessa in un unico strumento software.
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